Ayant ramené un tas de documents
de la maison familiale, j’ai procédé à un premier tri grossier, ce qui fait
éliminer en moyenne 30% de déchets. Ces documents concernent plusieurs
générations, il s seront ventilés selon les 5 catégories citées dans ce challenge
AZ.
Prenons le cas de mon grand-père.
Louis trop tôt disparu, il est décédé à l’âge de 56 ans. J’étais enfant, j’en
ai bien sûr entendu parler. Quelques bribes de vie, des souvenirs heureux,
d’autres malheureux, mais sans date. Le chagrin de l’absence n’a jamais permis
à la famille d’être loquace à ce sujet. Il s’agit de l’aag de ma petite nièce,
101 ans séparent leurs naissances. Afin d’aider sa maman à raconter cette
histoire, il me faut démêler les souvenirs et suivre les traces par les
documents retrouvés.
Un tas de documents sont livrés
en vracs. Je ne veux pas pour le moment passer du temps à trier selon les
individus. Je vais cibler les documents appartenant uniquement à Louis. Ainsi
que son mariage et la naissance de ces enfants.
Premier Tri : Préparer des contenants cités à l’article P comme Productions
· Boites
de cartons de format A4 environ
· Corbeille
à papiers (30% de déchets estimés)
· Chemises
de papier pour chaque individus (prévoyez en une dizaine environ)
· Enveloppes
(destinés à mettre les documents de mêmes sortes ou des petites pièces)
· Etiquettes
· Feutres :
un gros et des petits
· Petits
papiers qui serviront de fantôme
· Crayon
à mine et gomme
Deuxième Tri avec Classement : Préparer les contenants cités
dans le même article.
On sépare et regroupe les documents
selon la méthode des 5 catégories vues en Inventaire.
·
Une boites de classement A4
· jeux
de chemises de papiers de couleurs
· Enveloppes
· Etiquettes
· Feutres :
un gros et des petits
· Petits
papiers qui serviront de fantômes
· Crayon
à mine et gomme
· Fiche
de renvoi
· Chemises
plastifiées
· agrafeuse
5 chemises pour 5 types de
documents rentreront dans la boite de Louis.
1.
Documents officiels - sa carte d’identité et son
permis de conduire
2.
Documents importants mais non officiels - son
inscription à la résistance, son contrat d’embauche, la création de son
entreprise, l’achat de son premier véhicule professionnel…
3.
Documents de preuves, de traçabilité et de
mémoire métier : Les diverses factures qu’il a émise chez les clients, les
commandes, son inscription chez les pompiers volontaires…
4.
Documents à valeurs de preuves et
d’informations : (valeur historique) Les photos du club de football, les
courriers échangés avec sa future femme, les photos du mariage, les photos de
ses enfants. Les documents médicaux.
5.
Documents périphériques : une médaille
reçue après-guerre…
Ensuite, il sera temps de procéder au référencement. C’est le moment, où l’on sort la fiche de marche à suivre, les fiches de renvois, les index sans ces documents, il sera difficile de rester cohérent.
Dossier par dossier, on va
référencer tous les documents. Sur le pc avec l’aide d’un tableur on les
indexera. La fiche de renvoi servira pour signaler que ces documents se
trouvent chez Louis mais qu’ils appartiennent également à Lucie. Cette fiche
sera classée chez Lucie.
Le travail est long, bien sûr
mais il restera, il me semble agréable car il reconstitue le fil de vie d’un
ancêtre. Et justement, à propos de fil de vie, il est intéressant de créer une
ligne chronologique des documents. La date du contrat de travail, la date du mariage,
celle de la naissance de ces enfants, sa participation à la lutte pour la
liberté. Ceci permettra de visualiser immédiatement tout ce qui se trouve en
notre possession.
L’opération suivante, sera la numérisation
de ces documents, afin de les partager avec la famille.
Et enfin, avec ce classement plus
facile, il est possible de créer des albums ou une monographie de Louis.
Ce dossier, sera le premier de la
catégorie En cours et dès la fin de son traitement, il passera aux archives.
J’espère avoir été claire et vous
avoir permis de suivre le fil jusqu’au bout.
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