L’article I comme Inventaire, mentionnait
l’utilité de celui-ci et sa répartition en quatre quarts, mais pour faire un
inventaire, il faut référencer les produits sinon comment les retrouver ? Il
m’est arrivé de me dire mais où ais-je rangé les documents de Cécile avec toute
la famille dans le pré ? Au début de mon intérêt pour la généalogie,
j’avais peu de documents, mais actuellement, mon système de classement ne
fonctionne plus, j’ai beaucoup de documents et ils ne sont pas référencés. Vous
avez compris que je recherche une méthode de travail simplifiée et il me faut
m’y atteler. Comment référencer ? Telle est la question qui préoccupe
beaucoup d’entre nous et chacun a sa méthode. Sophie Boudarel exprime sa
problématique dans un article de la Gazette des Ancêtres : Comment organiser ses fichiers. Mistike sur son blog exprimait sa façon de voir
en citant d’autres généalogistes, par ici
C’est lors de recherches
approfondies que l’on se dit : J’ai vu passer ça mais où est-il ? Et
c’est là qu’on baisse les bras. Les petits trésors accumulés ne sont pourtant
pas perdus, il faut juste entreprendre des nouvelles fouilles chez soi.
Finalement c’est absurde, ne trouvez-vous pas ?
L’association vaudoise des archivistes note ceci :
·
La référence : il est important de
donner à chaque document une référence ou cote qui constitue un code unique,
donné à chaque pièce ou dossier selon le degré de précision de l’inventaire.
Tous les documents devront se
trouver un jour ou l’autre sur le pc. Pour ne pas m’y perdre, je vais utiliser
le même système de référencement dans l’archivage papier et sur pc. Le pc réagi
de façon binaire, il répond à ce qu’on lui demande à condition de rester
cohérent et donc de respecter la casse.
Il me faut également mentionner
la référence des sources ce dont je vous parlerais plus tard. Attention ! Une fois le système de
référencement choisi, il est pertinent de s’y tenir. En effet, un changement,
risquerait de créer une confusion dans les données et donc de ne plus les retrouver
facilement. Vous sans doute, mais l’ordinateur pas.
Dans le référencement nous avons
plusieurs Dossiers catégories et sous-catégories. Plus de précisions sur le contenu
des catégories seront données dans un prochain article.
v
Dossiers Catégories :
1)
Les Individus et donc les noms de famille.
2)
Les lieux.
3)
L’histoire
4)
La vie quotidienne
5)
Religions
6)
A trier
7) Annexes
7) Annexes
8)
Comment faire
C’est tout pour le moment et
c’est largement suffisant. Le reste est affaire de sous-catégories.
Mon choix est de trier les
dossiers par individus. Certains naissent et meurent au même endroit,
d’autres sont de grands voyageurs. Un dossier pour moi est comme une valise que
la personne emporte avec elle et dans laquelle on retrouvera toute sa vie. A
nous de la retracer.
Les lieux ont ceci de
particulier qu’ils survivent à travers les siècles aux individus. Rome est
toujours à la même place et si certains villages sont avalés et renommés, il
nous est possible grâce aux cartes anciennes de les retrouver. Tout ceci est
traité dans un dossier Lieux. La façon dont je traite cette catégorie ci sera
exposé plus tard. En effet l’essentiel est de trouver d’abord une méthode pour
les individus.
Première opération à faire
Catégorie INDIVIDUS
Créer un dossier par Individu (Dossier Principal) Dans lequel on
trouvera toute la vie d’Emile
Référencement : NOM Prénom date de naissance – date de décès
NICOLAS
Emile 1877 - 1946
- C’est l’enveloppe contenant le tout, qu’elle
soit sous forme de chemise de papier ou de boite de carton. Plus clairement,
nous trouverons tout simplement la naissance et la mort de l’individu, qui sont
les deux faits majeurs de son existence, au sens physique du terme. Et c’est
court car l’ordinateur cherchera plus vite. Donc pas de N pas de D pas de X
pour mariage. Juste comme sur une tombe Naissance et Décès. C’est la pierre
angulaire de son existence, pourquoi ne pas la respectée ainsi. Nous trouverons
ensuite des sous-dossiers avec le reste.
-
Une seule concession, j’ajoute une astérisque *
pour mes sosas, ce signe me sert de repère
1. NOM
en majuscule afin de retrouver le nom de famille NICOLAS Emile et non pas
Nicolas Emile auxquels cas je ne saurais pas quel est le nom du prénom.
2. Prénom
3. Date
de naissance
4. Un
tiret
5. Date
de Décès
NB : Certains ajoutent le
mariage, je l’ai exclu car si Emile NICOLAS, c’est marié trois fois, cela
ferait Emile NICOLAS N 1897 x 1929 x 1932 x 1940 D 1945. C’est trop long !
Dans ce dossier INDIVIDU nommé
NICOLAS Emile on trouvera
Deuxième opération à faire:
Les sous-dossiers : classés
en 5 Catégories
Rappelez-vous, il y a cinq catégories de documents, il est possible d’ajouter une chemise de couleur toujours la même pour simplifier vos recherches, il existe également des petits logiciels qui vous permette de le faire sur votre PC. Nous avons le choix entre un système par lettres ou un autre par nombre. Je teste le système par lettres et me dis que finalement c’est encore trop compliqué. Restons simple, donc 5 catégories soit 5 nombres. Le nombre marquera tout de suite l’indication de la catégorie peu importe quel document s’y trouve.
Ainsi, tous les documents marqués
NICOLAS Emile 1/N 1877 feront parties des documents officiels.
Vous les voyez déclinés dans le
tableau ci-dessous.
Troisième
opération à faire :
Comment référencer les documents
à l’intérieur de ces cinq sous-dossiers ? En leur attribuant la cote
choisie de 1 à 5 et ensuite en créant un index de tous vos documents sur un
tableau Excell imprimable. L’index est indispensable et sera fait pour chaque
catégorie.
Notez que deux sous-catégories
seront explicitées dans un autre article en effet, elles exigent une référence
différente car elles peuvent servir à divers objectifs productions. Il s’agira
des photos et des lieux.
1.
Catégorie
Documents Officiels – référence 1/
Documents
|
Codage
|
Référence
|
Acte
de naissance
|
N
|
NICOLAS
Emile 1/N 1877
|
Acte
de mariage
|
X
|
NICOLAS
Emile 1/x 1910 ROBLAIN Marie
|
Acte
de Décès
|
D
|
NICOLAS
Emile 1/D 1946
|
Carnet
de mobilisation
|
MIL (pour militaire)
|
NICOLAS
Emile 1/MIL 1897
|
Permis
de conduire
|
PC
|
NICOLAS
Emile 1/PC 1909
|
Carte
d’identité
|
ID
|
NICOLAS
Emile 1/ID 1908
|
Les
actes notariés
Contrats
de mariage
Actes
d’achats de biens immobiliers
Vente
de biens Immobiliers
Actes
de successions
Autres
documents officiels
|
CM
ABI
VBI
SUCC
|
NICOLAS
Emile 1/CM 1910
NICOLAS
Emile 1/ABI 1938
NICOLAS
Emile 1/VBI 1938
NICOLAS
Emile 1/SUCC 1938
|
Autres
|
||
NB : Liste à compléter par vos propres
documents officiels
Concernant
|
Cat
|
Cote
|
Signification
|
Date de production
|
Les guerres :
|
2/
|
1GM/
2GM/
|
Pour première guerre mondiale
Pour deuxième guerre mondiale
|
Année/mois/jour
A chaque fois
|
La partie médicale
|
2/
|
MED/
|
||
Les métiers, entreprise, professions.
|
2/
|
PRO/
|
Tous documents professionnels
|
|
Les courriers
|
2/
|
COUR/
RAPP/
|
Tous les courriers importants
Tout documents importants
|
|
La justice
|
2/
|
JUST/
|
Toutes les affaires de justice
|
|
Les décès
|
2/
|
DS/
DT/
|
Décès Sépulture (document non officiel) référence
attribuée à un acte de sépulture évidemment lié à un décès
La photo d’une tombe
La deuxième photo d’une tombe
La troisième photo d’une tombe
|
Année/mois/jour.01
Année/mois/jour.02
Année/mois/jour.03
|
Le syndicalisme
|
2/
|
SYND/
|
Toutes les feuilles justifiant cette activité
|
|
La politique
|
2/
|
POL/
|
Tous les preuves d’appartenance
|
|
La retraite
|
2/
|
RET/
|
Tous les documents
|
|
Les impôts
|
2/
|
TAX/
|
Tous les documents
|
2.
Catégorie
Documents importants non-officiels – Référence 2/
Issus des activités d’une entreprise ou d’organisme producteurs.
Diplômes, activité professionnelle, formation, feuille d’impôts, retraite,
implication politique. Cette catégorie est différente de la première car
les documents arrivent à des moments particuliers de la vie de l’individu. Nous
avons des preuves d’événements importants survenus dans la vie de l’individu qui
eut la malchance de connaître une guerre, de la maladie, de la déportation. La
datation de ces pièces devrait tracer une ligne de vie.
Nous allons donner de nouvelles
références simplifiées pour les diverses catégories, je ne peux pas faire une
liste exhaustive étant donné que chacun à des ancêtres ayant des lignes de vie
différentes. Posez-vous la question de savoir quelle est leur juste place, dans
la bonne catégorie.
L’exemple de référencement d’Emile
Nicolas qui né en 1877 et mort en 1946 a connu deux guerres, et dont on possède
quelques documents non officiels donnera ceci :
2/ Documents
importants non officiels
|
Individu
|
Référence
|
Codage
|
Date de Production du document
|
Carte de résistant
|
NICOLAS Emile
|
2/
|
2GM/
|
1940-12-01
|
Preuve d’internement
|
2/
|
2GM/
|
1944-05-23
|
|
Incarcération
|
2/
|
2GM/
|
1943-04-12
|
|
Déportation
|
2/
|
2GM/
|
1944-05-20
|
|
Sépulture
|
2/
|
DS/
|
1946-12-01
|
|
Documents médicaux
|
2/
|
MED/
|
1946-10-12
|
|
Contrats d’entreprises
|
2/
|
PRO/
|
1895-01-01
|
3.
Catégorie
documents de preuves, de traçabilité et de mémoire métiers Réf 3/
Prenons
l’exemple d’Emile NICOLAS 1877-1946, il a été cordonnier chez Pierre SHINGLER
depuis sa jeunesse. Il décida ensuite de faire un petit tour chez d’autres
professionnels cordonniers et un sellier, il finit par s’établir à son compte.
Concernant
|
Cat
|
Cote
|
Signification
|
Date de production
|
Les guerres :
|
3/
|
1GM/
2GM/
|
Pour première guerre mondiale
Pour deuxième guerre mondiale
|
Année/mois/jour
A chaque fois
|
La partie médicale
|
3/
|
MED/
|
||
Les métiers, entreprise, professions.
|
3/
|
PRO/
|
Tous documents professionnels permettant de
suivre un parcours
|
|
Les courriers
|
3/
|
COUR/
RAPP/
|
Tous les courriers
Tout documents
|
|
La justice
|
3/
|
JUST/
|
Toutes les affaires de justice, courriers
échanger avec la famille.
|
|
Les décès
|
3/
|
DS/
DT/
|
Décès Sépulture (document non officiel) Chants de
cérémonie, repas, costumes
Les factures des pierres tombales, d’entretien
|
Année/mois/jour
|
Les journaux
|
3/
|
PRESS/
|
Les articles parus dans la presse, les
magazines,etc.
|
4.
Autres
documents à valeur de preuves et d’informations: Réf 4/
Ces documents
n’ont rien d’officiels, ils ne concernent pas non plus les métiers dans le sens
officiels. On retrouvera des sujets différents comme ceux de la guerre, de la
maladie. Ils concernent la vie quotidienne, les habitudes, les coutumes. Ces
documents sont identifiés comme ayant une valeur « historique » pour
le généalogiste.
Concernant
|
Cat
|
Cote
|
Signification
|
Date de production
|
Les guerres :
|
4/
|
1GM/
2GM/
|
Pour première guerre mondiale
Pour deuxième guerre mondiale
|
Année/mois/jour
A chaque fois
|
La partie médicale
|
4/
|
MED/
|
Recettes des infusions aux herbes et autres
secrets de famille
|
|
Les métiers, entreprise, professions.
|
4/
|
PRO/
|
Les recettes de mélange de peinture, tenue de
cahiers personnel.
Les bâtiments professionnels
|
|
Les courriers
|
4/
|
COUR/
RAPP/
|
Tous les courriers
Tous documents |
|
L’alimentation
|
4/
|
ALIM/
|
Les recettes transmises dans les familles
|
|
L’agriculture
|
4/
|
AGRI/
|
Les cahiers de note de jardinier. Les recettes de
culture des familles.
|
|
La justice
|
4/
|
JUST/
|
Toutes les affaires de justice, dont les
courriers non officiels, les photos,
|
|
Les évènements
|
4/
|
EV/
|
Les photos du centenaire de L’oncle de Mellier
qui ont permis de découvrir le visage de l’arrière-grand-père.
|
Année/mois/jour.01
Année/mois/jour.02
Année/mois/jour.03
|
Les maisons, bâtiments, terrains
|
4/
|
BI/
|
Toutes traces de cadastres, photos de lieux,
plans, cartes postales.
Cette partie sera reprise plus tard.
|
|
Les décès
|
4/
4/
|
DS/
DT/
|
Décès Sépulture (document non officiel) référence
attribuée à un acte de sépulture évidemment lié à un décès
La photo d’une tombe
La deuxième photo d’une tombe
La troisième photo d’une tombe
|
Année/mois/jour.01
Année/mois/jour.02
Année/mois/jour.03
|
Les centres d’intérêt
|
4/
|
HOB/
|
La collection de timbres, le modélisme, et autres
|
|
Religion
|
4/
|
REL/
|
Tous documents relatifs à une justification
religieuse. Les photos seront réf comme plus haut
|
5.
Les
documents périphériques Réf 5/
: "Collecte active, comparable à celle d’un conservateur de musée qui doit repérer
les plus belles pièces qui valoriseront sa collection, car les archives
historiques sont une collection, dans un périmètre délimité par la provenance." Marie Anne CHABIN
Vous pouvez référencer ici, les documents qui feront
l’objet d’une exposition. N’oubliez
pas que ces documents ont déjà une référence. Je vous suggère dès lors de noter
la première référence par exemple :
NICOLAS Emile
1877-1946 2/5/2GM/1942-03-23
Permet de lire naissance – Mort en 2/ documents non
officiels puis en 5/ doc de valeur périphérique, concernant la deuxième guerre
mondiale et ensuite la date de production estimée si on ne la connaît pas.
Concernant
|
Cat
|
Cote
|
Signification
|
Date de production
|
Les guerres :
|
5/
|
1GM/
2GM/
|
Médaille d’honneur
Décorations
|
Année/mois/jour
A chaque fois
|
La partie médicale
|
5/
|
MED/
|
Trouvailles expériences
|
|
Les métiers, entreprise, professions.
|
5/
|
PRO/
|
Documents originaux exceptionnels
Livres rares
|
|
Les courriers
|
5/
|
COUR/
RAPP/
|
Tous les courriers exceptionnels
Tout documents exceptionnels
|
|
La justice
|
5/
|
JUST/
|
Toutes les affaires de justice exceptionnelles
|
|
Les décès
|
5/
|
DS/
DT/
|
Décès Sépulture d’un homme célèbre
La photo d’une tombe
La deuxième photo d’une tombe
La troisième photo d’une tombe
|
Année/mois/jour.01
Année/mois/jour.02
Année/mois/jour.03
|
Arrivé au bout de cet article, il est évident que je n’ai pu
tout noté, mais nous avons la base d’un outil de travail, important. Demain,
j’ajouterais les sources.
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