Voilà, le mot magique par lequel j’aurais pu
commencer ! Il est donc question de faire un Inventaire. Actuellement l’état
de mes documents relève de l’Inventaire à la Gaston LAGAFFE et le plus simple
finalement serait de faire un Inventaire à la PREVERT. Source
Une pierre
Deux maisons
Trois ruines
Quatre fossoyeurs
Un jardin
Des fleurs
Un raton laveur
…
Un buffet Henri
II, deux buffet Henri III, Trois buffet Henri IV
Un tiroir
dépareillé
…
Un autre raton laveur
Un autre raton laveur
…
Comment faire un inventaire ? Avec ces méthodes c’est
facile, il suffit de nommer et de poser. Quand à retrouver c’est une autre
paire de manche. La question suivante est comment reposer intelligemment donc
dans quel contenant et où ?
A la recherche d’inspiration sur le net, dans un premier
temps, c’est un comptable qui me répond et me met sur une piste avec un article destiné à la comptabilité.
A. Comment faire un inventaire des stocks et des encours ? Et à vrai dire c’est bien ce que je possède un stock de documents et des encours (voir article E comme en cours ). A la lecture de cet article me vient l’idée de faire un parallèle avec ce concept pour valoriser mes documents. L’idée me plaît car elle permet de comprendre que les documents recherchés peuvent se trouver partout.
On peut les
partager en 4 catégories :
1.
Archivage : documents terminés et
donc classés. Ils iront dans le système d’archivage qui sera décrit plus loin
dans cet article.
2.
Partage : les documents destinés à
être partagés avec ma nièce par exemple ou lors de la publication d’un
article.
3.
Productions : Ceux qui comportent
des matériaux qui peuvent être réutilisés dans des processus de
transformation. Les photos qui seront retraitées en albums, les ouvrages
qui seront réutilisés ou transformés. Les pièces qui entreront dans les
collections. Les photos en cours de numérisations.
4.
Les encours (prestations non achevées).
Ce premier inventaire large, permet de faire un bon
archivage, un bon partage, d’excellentes créations et des en cours de qualités.
Pour approfondir le sujet, j’investigue du côté des pros des
archives, j’ai nommé : les archivistes. Et là, je pense avoir touché du
doigt ce qui manquait à mon système. Le sujet ici est I comme Inventaire des
archives familiales dont la terminologie est :
Archivage
historique. Définition : Documents qui constituent les sources
originales de la connaissance du passé d’une institution, d’une entreprise,
d’une famille ou d’une personne. [1]
B. Termes indispensables. Avant d’aller plus loin, il est important de
citer la terminologie utile à la poursuite de notre processus.
Ø
Index :
liste alphabétiquement ordonnée. Il se crée très facilement avec un tableur
type Excell. Permet de retrouver facilement les documents.[2]
Ø
Intitulé ou
titre du document.
Ø
Référence ou
cote : En archivistique, la référence est l’identifiant unique des
documents à tous les niveaux de classement (service d'archives, fonds, séries,
documents) [3]. Il est
important de donner à chaque document une référence ou cote qui constitue un
code unique, donné à chaque pièce ou dossier selon le degré de précision de l’inventaire.
[4]
Ø
Renvoi :
action de renvoyer. Un document pourrait parfois être classé à différents
endroits ; afin de permettre au chercheur d’établir les liens nécessaires
et de faciliter son orientation, on peut établir plusieurs types de renvoi.
I. un renvoi définitif par « Voir » qui dirige l’utilisateur vers une cote unique.
2. Un renvoi d’orientation : « Voir aussi » qui amène l’usager vers une ou plusieurs cotes complémentaires. Ces renvois se révèleront indispensables à tous les niveaux.
3. Des notes de bas de pages. Comme c’est le cas dans cet article, afin de citer les sources ou un renvoi vers une bibliographie. [5]
I. un renvoi définitif par « Voir » qui dirige l’utilisateur vers une cote unique.
2. Un renvoi d’orientation : « Voir aussi » qui amène l’usager vers une ou plusieurs cotes complémentaires. Ces renvois se révèleront indispensables à tous les niveaux.
3. Des notes de bas de pages. Comme c’est le cas dans cet article, afin de citer les sources ou un renvoi vers une bibliographie. [5]
Rappelez-vous, qu’il m’était venu l’idée
d’un chainon manquant lors de l’écriture de l’article G comme Géographie et H
comme Hagiographie. Ce chainon est le renvoi, dont on comprend l’importance
ici.
Ø
Bibliographie :
C’est
une liste structurée de références d'ouvrages ou d'autres documents, notamment
d'articles de revues, ayant des caractéristiques communes. L'existence d'autres
supports de communication a fait apparaître, sur le même modèle, les termes de
filmographie, de discographie et de webographie.
Ø
Les
annexes : permettent d’intégrer les documents de travail. (Lettres à
des tierces personnes, mails, messages, qui permettent de suivre le cheminement
intellectuel dans la recherche.) Dans le cas présent, mes journaux derecherches généalogiques entrent dans cette catégorie.
Ø
D’autres critères peuvent être indispensables à
un archiviste professionnel, dans notre cadre généalogique nous cherchons à
établir la gestion de nos archives familiales, nous n’avons pas à ce stade, de
besoin de noter les dates extrêmes, les volumes, quantités, dimensions et
niveau de hiérarchie., je ne développerais pas ces sujets.
Une fois, ces termes posés, il nous reste à comprendre
comment trier les documents par genre.
C. Inventaire des
documents d’archives
Marie-Anne CHABIN Archiviste experte[6],
sur son blog , nous ouvre un large champ de travail, en établissant 5 types de documents
auxquels j’ajoute quelques exemples généalogiques.
1.
Les
documents officiels. Les actes de naissance, mariage, décès, divorce,
adoption, carte d’identité, permis de conduire, livret militaire, les actes
notariés.
2.
Les documents
importants mais non officiels. Engageant et confidentiels : La levée
du caractère confidentiel permettra l’accès au public des archives. Carte de
résistant, preuves d’internement, d’incarcération, de déportation, sépulture,
documents médicaux, Contrats d’entreprises, courriers, certains rapports.
3.
Les documents
de preuve, de traçabilité ou de mémoire métier issus des activités d’une entreprise
ou d’organisme producteurs. Diplômes,
activité professionnelle, formation, feuille d’impôts, retraite, implication
politique…
4.
Les autres
documents à valeur de preuves ou d’information. Ces documents sont
identifiés comme ayant une valeur « historique » pour le
généalogiste. Par exemple, les photos retrouvées du pèlerinage de groupe fait
en 1958 par mes grands-parents, prennent plus de sens lorsque la commémoration
de l’anniversaire vient à son tour en 2008. La vision des cars de pèlerins en
2008, m’a fait penser à cette valeur historique : Il y a 50 ans, ils
suivirent ce même chemin de foi.
5.
Les documents
périphériques : Collecte active, comparable à celle d’un conservateur
de musée qui doit repérer les plus belles pièces qui valoriseront sa
collection, car les archives historiques sont une collection, dans un périmètre
délimité par la provenance.
Conclusion : Il est évident, qu’il m’a fallu plusieurs
fois quinze minutes pour rédiger cet article (voir A comme Alarme). Le séquencement en petites fractions
minutées, pendant plusieurs jours de suite, m’a permis de revenir sur le texte
qui était très riche et pas toujours très clair pour la construction d’une
méthode.
Aujourd’hui, je garde en tête cette astuce mnémotechnique : Archivage = Insectina.
Ce mot me fait penser aux insectes, que l’on examine à la
loupe un peu comme nos archives et va m’aider à garder en tête la méthode.
IN SEC T IN A = Inventaire des Stocks et En cours – Terminologie – Inventaire des Archives.
IN SEC T IN A = Inventaire des Stocks et En cours – Terminologie – Inventaire des Archives.
Je vais enfin sortir de ce bazar, car le geste le plus
simple sera de commencer par l’inventaire des archives et donc de trouver 5
boites et d’y apposer une étiquette permettant le triage comme sur le tableau
ci-dessus.
Et c’est là que je vous annonce l’excellente nouvelle :
ce n’est pas fini. Juste histoire d’occuper nos longues soirées d’hiver… car
ceci n’est qu’un premier tri, à l’intérieur de chaque boite, il y a matière à
classement. Je vous en parlerais plus tard. Pour le moment, j’en conclu que le classement se fera
individu par individu.
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire